Text copied to clipboard!
Cím
Text copied to clipboard!Értekezlet-menedzser
Leírás
Text copied to clipboard!
Olyan Értekezlet-menedzsert keresünk, aki képes a szervezeten belüli és külső megbeszélések teljes körű megtervezésére, koordinálására és eredményes lebonyolítására. Ebben a szerepkörben a sikeres jelölt kulcsszerepet játszik abban, hogy a találkozók, értekezletek, workshopok és vezetői egyeztetések jól előkészítettek, célorientáltak és hatékonyak legyenek. Az Értekezlet-menedzser feladata nem csupán az időpontok egyeztetése és a helyszínek lefoglalása, hanem annak biztosítása is, hogy minden résztvevő időben megkapja a szükséges információkat, napirendeket, háttéranyagokat és utánkövetési feladatokat.
A pozíció ideális olyan szakemberek számára, akik kiváló szervezőkészséggel, magas szintű kommunikációs képességekkel és erős problémamegoldó szemlélettel rendelkeznek. A munkakör napi szinten megköveteli több érintett fél összehangolását, a prioritások kezelését, valamint a gyors reagálást a változó körülményekre. Az Értekezlet-menedzser szorosan együttműködik vezetőkkel, adminisztratív csapatokkal, projektmenedzserekkel, ügyfelekkel és külső szolgáltatókkal annak érdekében, hogy minden esemény professzionális színvonalon valósuljon meg.
A feladatkör része a megbeszélések céljának tisztázása, a megfelelő résztvevők meghatározása, a logisztikai igények felmérése, valamint a technikai feltételek biztosítása, beleértve az online és hibrid értekezletek támogatását is. Fontos elvárás a részletekre való odafigyelés, hiszen a sikeres értekezletek gyakran a pontos előkészítésen, a világos kommunikáción és a következetes dokumentáción múlnak. A pozíció betöltője felelős lehet jegyzőkönyvek, emlékeztetők és akciólisták elkészítéséért, valamint annak nyomon követéséért, hogy a megbeszéléseken meghozott döntések és vállalások megvalósuljanak.
Ez a munkakör különösen fontos olyan szervezetekben, ahol sok a belső egyeztetés, rendszeresek az ügyféltalálkozók, vagy összetett projektek futnak párhuzamosan. Az Értekezlet-menedzser hozzájárul a szervezeti hatékonyság növeléséhez azáltal, hogy csökkenti az időveszteséget, javítja az információáramlást, és támogatja a döntéshozatali folyamatokat. A szerephez szükséges a diszkréció, a professzionális fellépés és az a képesség, hogy a jelölt nyomás alatt is nyugodtan és strukturáltan dolgozzon.
A megfelelő pályázó magabiztosan használ digitális naptárakat, videókonferencia-platformokat, dokumentumkezelő rendszereket és együttműködési eszközöket. Előnyt jelent a többfeladatos munkavégzésben szerzett tapasztalat, valamint a vállalati környezetben vagy rendezvényszervezésben szerzett gyakorlat. Ha Ön olyan szakember, aki szeret rendet teremteni az összetett folyamatokban, örömmel dolgozik emberekkel, és fontosnak tartja a jól strukturált, eredményes megbeszéléseket, akkor ez a pozíció kiváló lehetőséget kínál szakmai fejlődésre és hosszú távú karrierépítésre.
Felelősségek
Text copied to clipboard!- Értekezletek, megbeszélések és workshopok teljes körű megszervezése
- Résztvevők időpontjainak egyeztetése és naptárak összehangolása
- Napirendek, meghívók és háttéranyagok előkészítése és kiküldése
- Tárgyalók, online platformok és technikai eszközök biztosítása
- Jegyzőkönyvek, emlékeztetők és feladatlisták elkészítése
- A megbeszéléseken született döntések és teendők nyomon követése
- Kapcsolattartás belső csapatokkal, vezetőkkel és külső partnerekkel
- Váratlan változások és ütközések gyors kezelése
- Értekezleti folyamatok fejlesztésére vonatkozó javaslatok kidolgozása
Elvárások
Text copied to clipboard!- Középfokú vagy felsőfokú végzettség adminisztráció, menedzsment vagy kapcsolódó területen
- Legalább 2 év tapasztalat szervezési vagy koordinációs munkakörben
- Kiváló szóbeli és írásbeli kommunikációs készség magyar nyelven
- Magabiztos számítógépes ismeretek és irodai szoftverek használata
- Tapasztalat online értekezleti platformok kezelésében
- Erős szervezőkészség és kiemelkedő figyelem a részletekre
- Képesség több feladat párhuzamos kezelésére határidők mellett
- Proaktív hozzáállás és önálló problémamegoldó képesség
- Diszkréció és professzionális megjelenés
Lehetséges interjú kérdések
Text copied to clipboard!- Milyen tapasztalata van értekezletek vagy események szervezésében?
- Hogyan kezeli az egymással ütköző időpontokat és prioritásokat?
- Milyen digitális eszközöket használ a megbeszélések koordinálására?
- Volt már feladata jegyzőkönyvek vagy akciólisták készítése?
- Hogyan biztosítja, hogy a résztvevők időben megkapják a szükséges információkat?
- Miként reagál váratlan változásokra egy fontos megbeszélés előtt?
- Milyen tapasztalata van vezetői vagy ügyfélértekezletek támogatásában?
